- ECM-Komponenten - Wikipedia: Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen.
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- ECM-Komponenten und -Techniken: Für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) werden die unterschiedlichsten ECM-Komponenten und -Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System.
- AIIM / PROJECT CONSULT: Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003
- Quellen: Zweck ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.
- Vordrucken: Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken, Multimedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm.
- Scannen: So kommen elektronische Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern können auch bei der Erfassung, beim Scannen benötigt werden, um die Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren.
- Erfassung: Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder individuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen.
- Barcodes: Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.
- Manage“-Komponente: Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikanischen der Begriff Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen benutzt wird.
- Datenbank: Der Library-Service arbeitet mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen.
- Library-Services: Eine wichtige Funktion des Library-Services ist die Erzeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden.
- Zugriff auf die Informationen: Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Informationen realisiert wird.
- Records-Management: Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document-Management, Collaboration, Web-Content-Management, Records-Management und Workflow-/Business-Process-Management als Dienste bereitzustellen.
- ERM: Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records-Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen.
- Records Management: Elektronische Archivsysteme sind meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.
- Collaboration: Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:
- Document-Management: Zum Document-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
- folgende Funktionen: Zum Web-Content-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
- Filesystem: Ziel von ECM ist es, das Filesystem von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und „Preservation“-Techniken allgemein verfügbar bereitzustellen.
- Informationen: Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein.
- ECM: Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten.
- elektronische Signaturen: Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische Signaturen eingebettet werden.
- Signatures: Digital Signatures (Elektronische Signaturen) dienen dazu, für Dokumente bei Übermittlungen die Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, d.h. die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen.
- Authentizität: Sie verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen.
- Metadaten: XML (eXtensible Markup Language) ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und Dokumente zu beschreiben.
- PDF: PDF (Portable Document Format) ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt Informationen plattformunabhängig bereitzustellen.
- Mikrofilm: Zur reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischen in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann.
- Sicherung von Informationen: Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen der langzeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen.
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